Vous préparez un événement ? Vous souhaitez maîtriser vos coûts de production ?
La rédaction d'un budget prévisionnel cohérent et réaliste permet d'éviter les mauvaises surprises et le dépassement de l'enveloppe budgétaire globale allouée à l'événement. Toutefois, établir le budget d'un événement n'a rien de simple.
C'est quoi exactement un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel de votre projet d’événement n’est rien d’autre qu’un premier jet. C’est un document provisoire que vous ferez évoluer à mesure que vous avancerez dans votre processus d’organisation.
Du profil de l’événement découlent les éléments d'organisation et de coûts à prendre en compte. Il faut donc avoir une vision claire en termes de cible, de message clé, d'expérience proposée aux participants. Cette première approche fixe l'envergure de l’événement qui aura des incidences sur le budget. Les capacités à déployer ne seront pas les mêmes entre une convention avec des centaines d'invités, par exemple, et un événement réservé à une cible restreinte (partenaires ayant le plus vendu, clients VIP etc...). De même, selon qu'il s'agit d'un concert avec des artistes étrangers, certains coûts apparaissent (billets d’avion, hôtel, assurances, visa, etc..).
Selon vos objectifs et la mission de votre événement, vous pouvez le planifier de trois manières :
- A perte
- Pour faire des bénéfices
- Pour que les comptes soient équilibrés.
Votre budget sera composé de deux parties : celle des revenus et celle des dépenses.
Pourquoi c’est si important ?
Il est indispensable de construire un budget prévisionnel dès le début de votre projet, pour plusieurs raisons :
Avoir un premier portrait financier de votre événement
Dès le démarrage de votre planification, vous pourrez avoir une idée générale des ressources financières, des revenus et des coûts potentiels de votre événement.
Évaluer la faisabilité de votre projet
Ce point est super important ! Lorsque vous prenez le temps d’effectuer votre budget provisoire, vous pouvez évaluer sa faisabilité.
Si vous vous rendez compte par exemple qu'il n’est pas réalisable financièrement, vous pouvez soit vous arrêter avant d'y avoir consacré trop de temps, soit ajuster votre projet pour qu'il corresponde à vos ressources financières.
Et si vous vous rendez compte que vous avez de la marge, vous pourrez vous permettre d’ajouter des éléments pour bonifier l'expérience des participants…
Les composantes du budget prévisionnel
Les dépenses
Vous devez construire un document qui reprends l'ensemble des points de dépense ci-dessous. Et évaluer leurs coûts suivant les devis que vous allez demander pour chaque opération.
Afin de procéder méthodiquement, faites le tour des dépenses par thématiques comme suit :
Frais d’hébergement
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Location de chambres d’hôtel
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Petits-déjeuners
Frais de restauration
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Privatisation de restaurants
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Repas
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Boissons
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Pauses café
Coûts de l’animation
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Cachet des artistes, Deejay, etc.
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Rémunération éventuelle des intervenants
Dépenses matérielles et techniques
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Location du site (salle de réunion, de concert)
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Location de chaises et de tables
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Frais d’aménagement du site
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Frais de régie
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Location d’équipement audiovisuel (projecteurs, écrans, caissons lumineux, système de son, électricité)
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Impression des tickets (Voir les tarifs sur Funplass)
Dépenses en marketing et communication
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Création d’une charte graphique pour l'événement
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Création d'un site de présentation, réseaux sociaux
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Création des menus et plannings
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Création et impression des invitations
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Envois postaux des invitations
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Reportage photo
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Création d’un mini-site après événement du type Storify
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Impressions de kakemonos, beach lines, badges nominatifs
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Tee-shirt pour le staff
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Tours de cou
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Goodies pour les participants
Frais de personnel
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Personnel d’encadrement : hôtesse d’accueil, maître de cérémonie
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Personnel bar/restauration
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Personnel de sécurité
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Techniciens, équipe de montage et démontage des installations
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Staff VHR (Voyage Hébergement Restauration)
Dépenses en logistique
L’ensemble des transferts en bus/avion. Attention aux coûts cachés: il faut bien comptabiliser tous les déplacements en fonction du programme.
Frais de sécurité et administratifs
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SACEM
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SPRE
Frais liés aux activités réalisées
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Guide touristique
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Dégustations
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Privatisation de bateau/jet-ski
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Animation de réalité virtuelle, etc
Contrôler vos résultats
Le budget prévisionnel est un point de départ pour la maîtrise vos résultats financiers. Mis à jour régulièrement, c’est l'instrument idéal qui vous permet de savoir si vous êtes sur la bonne voie ou si des ajustements sont nécessaires.
Les recettes
Dans le document vous mettrez toutes les entrées d’argent liées à votre événement. Parmi les revenus on peut compter les :
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Ventes de tickets
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Ventes de services et de produits
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Ventes d’espaces publicitaires et commandites
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Financements (publics ou privés)
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Revenus de location (si vous organisez un salon/foire par exemple)
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Levées de fonds, etc.
Comment estimer le montant des tickets d'entrée ?
Même s’il ne s’agit pas encore d’un budget définitif, le fait de répertorier les dépenses et revenus projetés vous permettra d’estimer à combien doit s'élever le prix des billets.
Astuce n°1
Toujours prévoir un % du montant total des dépenses pour les éventuels imprévus.
Exemple
Dépenses projetées pour séminaire : 8 500 €
Fonds d’urgence et imprévus (20%) : 1 700 €
Dépenses totales projetées : 10 200 €
Astuce n°2
Actualisez votre budget au fur et à mesure que vous obtenez les informations, devis et factures. Par exemple, 1 fois par jour ou 3 fois par semaine seraient de bonnes fréquences
Notre conclusion
Un projet qui possède un budget prévisionnel a plus de chances d’être un succès qu’un autre qui n'en a pas du tout. C’est non seulement un des indicateurs de la faisabilité de votre événement mais aussi un point de départ pour suivre vos résultats financiers.
Alors, n'attendez plus ! Intégrez cette bonne habitude dans votre processus de planification !
Cet article a été écrit en association avec Yanice Retory directrice de la société Diversidade, spécialiste de l'organisation d'événementiel pour les entreprises. Vous pouvez consulter tous ses articles sur diversidade.ca.
