La sécurité pour un organisateur d'événement

La sécurité des événements une priorité

En Martinique, il n'y a pas si longtemps, la sécurité du public était une problématique importante pour les organisateurs d'événementiel. Véritable moteur économique bien ou mal assurée, elle est un facteur déterminant de la réussite d'un événement aussi minime soit-il. Pour cela, La bonne maitrise de la législation en matière de sécurité est devenue une priorité pour les organisateurs car elle est garante d'un maximum de confort au public de plus en plus exigeant dans ce domaine. Funplass vous propose de découvrir l'ensemble des mesures et actions à prendre en matière de sécurité lors de l'organisation d'un événement.

Qui peut déclarer ?

Un individu peut déclarer une manifestation seulement elle est très souvent refusée (un individu ne peut pas par lui même donner toutes les garanties de bon déroulement de cette manifestation en cas de débordement). Par conséquent, il est plutôt conseillé de faire cette déclaration avec une association loi 1901 ou une entreprise.

La réglementation de base des activités de spectacle a pour objet de s'assurer que le respect des règles de sécurité :

• le droit social
• le droit de la Propriété Intellectuelle
• le droit commercial sont correctement appliqués

La présentation des règles de base

1. Les autorisations administratives
2. Les consignes de sécurité

1. Les autorisations administratives

En charge d'un événement accueillant des personnes dans un lieu public, il vous faudra obtenir certaines « autorisations » auprès, principalement, des : 

• Mairie
• Préfecture
• Gendarmerie

Mairie

Vous devez demander une autorisation pour organiser un événementiel de ce type :

• spectacle, bal, feu d'artifice, kermesse, fête foraine…
• organiser des manifestations dans les rues de la commune
• ouvrir un débit de boissons occasionnel (catégorie 1 ou 2, article 48 du Code général des Impôts)

Vous devez également obtenir l’autorisation de disposer d'un lieu, en particulier s’il n'a pas pour vocation première d'accueillir des spectacles : 

• gymnase
• stade
• chapiteau
• …

Vous devez aussi demander l'autorisation d'implanter des banderoles ou des panneaux sur la voie publique.

Pour finir vous devez demander l'autorisation de sonoriser la voie publique par haut-parleur, par le passage d'une voiture sono (circulaires n°244 du 23 mai 1960, n°308 du 22 mai 1965 et n°9748 du 15 octobre 1975) et une autre autorisation si vous prévoyez de fermer tardivement vos débits de boissons. Demander si nécessaire un arrêté municipal interdisant durant les festivités, de circuler ou de stationner dans certaines rues ou places en instaurant des déviations éventuelles.

A noter : En qualité de premier Magistrat de la Commune et, en vertu de ses pouvoirs de police, le Maire peut refuser d'accorder ces autorisations pour des raisons de sécurité (salles non-conformes) ou d'ordre public ou bien encore de non respect de la législation.

Préfecture

La déclaration de l’événement à la préfecture doit comporter s'il donne lieu à billetterie et à publicité et si l'organisateur n'est pas titulaire d'une licence d'entrepreneur de spectacles

Gendarmerie

La déclaration de la manifestation doit être également effectuée auprès de la Gendarmerie en charge d’assurer la sécurité de votre événement, ils seront aussi des interlocuteurs non seulement légitimes mais incontournables lors d’événements d’envergure.

Secouristes 

Les sauveteurs-secouristes comme la Croix-Rouge, les services des pompiers… peuvent également être concernés. Des concertations lors de la préparation de l’événement permettront de leur expliquer la nature des risques, de solliciter des conseils... Jusqu'aux médecins de garde qui seront eux aussi informés.

Pour la déclaration, il n'existe pas de formulaire tout prêt mais voici quelques indications :

• Indiquez les noms, prénoms et domiciles des organisateurs
• Signez par trois d'entre eux résidents dans le département où aura lieu l'événement
• Indiquez le but de l’événement, le(s) lieu (x), date (s) heure (s), le nombre de visiteurs attendus
• Informez, s'il y a lieu, de l'itinéraire projeté

A noter que l'autorité qui reçoit la déclaration en délivre immédiatement un récépissé.

Les délais

En règle générale, préférez engager la procédure très en amont, entre un à deux mois avant la date de l'événement, de manière à pallier toute difficulté ou incompréhension. Ce délai est d'ailleurs celui généralement demandé par les organismes publiques.

2. Les consignes de sécurité

La sécurité du public relève à la fois : 

• du maire, chargé de la police municipale
• de la responsabilité du propriétaire du lieu
• de l’organisateur du spectacle

Assurer la sécurité des personnes dans un ERP 

Un ERP est un Établissements Recevant du Public, les lieux public ou privés accueillant des clients ou des utilisateurs autre que les employés : 

• salles de spectacle, de conférence, cinémas, théâtres, bibliothèques, écoles, hôtels, …
• structures fixes ou provisoires (chapiteaux, structures gonflables)

Un registre de sécurité doit être tenu par l’exploitant de l’établissement dans lequel sont consignées : 

• les rapports de vérification des installations techniques
• les certificats de réaction au feu des matériaux
• les travaux avec leur nature et l'entreprise les ayant effectués

Ces mesures dépendent du type d'activité et du nombre de personnes que peut recevoir l'établissement. Elles sont à prendre dès la conception pour les bâtiments neufs. Le permis de construire n'est délivré qu'après avis de la commission de sécurité.

A noter que chaque département dispose d'une « commission consultative départementale de la protection civile ». Ces commissions ont été instituées par le décret nº 65-1048 du 2 décembre 1965, modifié par le décret nº 70-818 du 10 septembre 1970. Le préfet crée, après consultation de cette commission, des commissions de sécurité d'arrondissement. Ces commissions « locales » sont composées notamment d'un sapeur-pompier, d'un agent de la DDE, d’un représentant des autorités ayant pouvoir de police (préfet, maire) et de représentants d'associations de défense des handicapés.

Les Commissions de sécurité examinent les plans et effectuent des visites à l'ouverture puis de manière régulière, ainsi qu'après des travaux importants, afin de rendre un avis favorable ou défavorable à l'ouverture du site. L'autorisation d'ouvrir un site relève du maire par arrêté municipal.

Classement des ERP 

Les ERP sont classés suivant leur activité et leur capacité. L'activité, ou « type », est désignée par une lettre définie par l’article GN1 du règlement de sécurité incendie dans les ERP :

• L : salles d'auditions, de conférences, de réunions, de spectacles ou à usage multiple
• P : salles de danse et salles de jeux
• S : bibliothèques, centres de documentation
• T : salles d'exposition
• X : établissements sportifs couverts
• Y : musées

Pour les établissements spéciaux :

• PA : établissements de plein air
• CTS : chapiteaux, tentes et structures itinérants ou à implantation prolongée
• SG : structures gonflables
• PS : parcs de stationnement couverts

La capacité, ou « catégorie », est désignée par un chiffre défini par l'article R123-19 du Code de la construction et de l'habitation : 

• 1ère catégorie : + de 1500 personnes
• 2e catégorie : de 701 à 1500 personnes
• 3e catégorie : de 301 à 700 personnes
• 4e catégorie : 300 personnes et au-dessous, à l'exception des établissements de la 5e catégorie
• 5e catégorie : établissements accueillant un nombre très réduit de personne

La sécurité dans un ERP

Un organisateur d’événement, malgré le passage de la Commission de sécurité, se doit de procéder à plusieurs vérifications, dont : 

• S'assurer de l'accessibilité et de la facilité de circulation des personnes handicapées;
• Contrôler les chaises du public (elles doivent être liées entre elles afin d'éviter leur chute en cas d'évacuation)

Veiller à faciliter au maximum le passage des artistes entre les coulisses et la scène, souvent dans la pénombre

• pas d'objets encombrants au sol
• pas de câbles électriques scotchés au sol
• signaler clairement les issues de secours et les déverrouiller
• le passage ne doit pas être obstrué

L'organisateur doit s'assurer également du bon fonctionnement de(s) :

L'alarme

• elle doit permettre l'évacuation du public en cas de nécessité
• elle doit comporter un dispositif sonore audible en tout point de l'établissement

Installations électriques et de l'éclairage de sécurité

• éclairage d'ambiance
• éclairage d'évacuation

Il faut vérifier également :

• la présence d'extincteurs
• les matériaux utilisés, en fonction de leur réaction au feu
• les matériaux et installations rapportés (décors, tissus, rideau, accessoires...), se renseigner auprès de la commission de sécurité sur la nécessité de faire vérifier ces installations.

Il est important d’organiser une procédure d'évacuation en cas d'incendie : 

• repérer le disjoncteur général ainsi que les issues de secours
• nommer des personnes chargées de l'évacuation
• déterminer "qui sort par où ?"

D'une manière générale vous devez prendre connaissance dans le détail du règlement intérieur ou de la convention de mise à disposition du lieu dans lequel vous faite votre événement et, respectez strictement les consignes de sécurité. En cas de doute ou d'incompréhension, n'hésitez pas à interroger la mairie, la 
préfecture, le gestionnaire des lieux. Vous pouvez également faire appel à un agent d’une équipe de sécurité incendie.

Dans le cas d’utilisation de chapiteau, il faut vérifier la certification d’un organisme agréé pour l'installation de gradins ou le montage et les ancrages de ce type de structures. Cette certification vous donnera la garantie que le travail sera réalisé suivant les dernières normes en vigueur et documenté en cas de litige.

La sécurité sur la voie publique 

Votre responsabilité en qualité d’organisateur d’événement est de veiller à la libre circulation des véhicules et des personnes. A l'absence de nuisances, liées aux équipements de la manifestation (Le niveau acoustique ne doit pas dépasser les 102 décibels). Vous devez aussi veiller au respect du maintien de l'ordre ainsi qu'à la sécurité des personnes et à la salubrité.

Même si la mairie vous autorise à fermer des rues à la circulation, vous devez prévoir impérativement des couloirs d'accès aux véhicules de sécurité et de secours pouvant être dégagés instantanément. Ces couloirs doivent mesurer 3 ou 4 mètres de largeur et vous devez indiquer les itinéraires de contournement en collaboration avec les services de police.

Dans certains cas vous devez veillez à ce qu'un emplacement de parking proportionnel au public attendu soit aménagé. Malgré votre propre organisation de sécurité, le maire ou le préfet peut demander que votre service d'ordre soit complété par des forces de police officielles.

Réglementation particulière

Exemple d’une Manifestation sportive

Au vue de la complexité de la réglementation, en fonction de la discipline et de la région (marche à pied, cyclo-tourisme, rollers, cyclo-cross…) il est nécessaire de s'informer auprès de sa fédération, des services de jeunesse et sports ou de la préfecture.

Néanmoins, soyez vigilant afin d'assurer au maximum la sécurité des sportifs, des bénévoles et du public. Vous devez installer des barrières de protection obligatoires pour certaines épreuves telles que moto-cross, course cycliste... La structure médicale doit être adaptée à la nature et à l'ampleur de la manifestation, du simple secouriste à la présence d'une équipe médicale avec structures aménagées pour les soins.